Автоматизация учета в торговле
Одно из ключевых направлений деятельности нашей компании является автоматизация управленческого и бухгалтерского учета в торговле.
Цели и задачи автоматизации учета
Основные цели автоматизации, это снижение трудозатрат, добавление новых инструментов оценки торговых процессов, эффективное управления закупками, продажами, складскими запасами, качественный анализ учета.
Большинство документов управленческого учета используются и в бухгалтерском учете, например это поступления товара, реализации, возвраты, приходные и расходные кассовые ордера и т.д. Поэтому одной из задач автоматизации в торговле является качественная настройка обмена данными между системами.
Например, в организации объектами учета являются розничные магазины, интернет магазин, склад, офис и конечно ведется бухгалтерский учет. Изобразим схематично взаимодействие между этим объектами.
Также автоматизация учета в торговле позволяет систематизировать и организовать внутренние процессы в организации. Разграничить область ответственности, установить контроль доступа. Каждый сотрудник работает со своим набором документов.
Механизмы и способы автоматизации торговли
Программное обеспечение
В качестве основной платформы автоматизации мы выбираем программные продукты на базе 1С, потому что:
1. Специализированные системы учета 1С обеспечивают потребности предприятий с различной спецификой.
2. Стоимость программных продуктов 1С, ниже стоимости зарубежных аналогов.
3. Обмен между типовыми учетными системами в 1С создается и поддерживается фирмой 1С.
4. Специалисты нашей компаний имеют большой опыт, автоматизации учета в розничной и оптовой торговле на базе 1С.
Для автоматизации розничной торговли фирмой 1С и партнерами разработано множество конфигураций. Особое внимание стоит уделить линейке продуктов «1С:Розница», они предназначены одновременно и для маленьких магазинов, и для крупных торговых сетей. Небольшие магазины оценят их малую стоимость и простоту, а торговые сети – быстроту обмена данными с центральным офисом, возможность интеграции в одноуровневую или двухуровневую сеть.
Решения на базе «1С:Розница» поставляются в составе программно-аппаратного комплекса, включающего в себя компьютер с предустановленным программным обеспечением, уже настроенным на работу в торговой точке. Такой комплекс может быть собран на базе POS систем, стационарных компьютеров или ноутбуков.
Оборудование для автоматизации торговли и учета.
| 1 | Сканеры штрих кодов | Для автоматизации подбора товара при продаже. Также с помощью сканера ШК можно подбирать товар в различные документы учета для оприходования товара, перемещения, инвентаризации. |
| 2 | ККМ (кассовые аппараты), Принтеры чеков (ЧПМ) | Кассовый аппарат с ЭКЛЗ для регистрации продаж , и печати чеков. Чекопечатающие машины или принтеры чеков, применяются в организациях использующих ЕНВД. |
| 3 | POS системы | Комплект оборудования, включающий в эргономичном дизайне или в едином корпусе, состоящий из системного блока, ККМ (ЧПМ), монитора |
| 4 | Терминалы сбора данных | Для проведения быстрой инвентаризации по штрих кодам товаров, также может использоваться при заполнении других документов (поступления, перемещения, реализации..) |
| 5 | Считыватели магнитных карт | Для автоматизации продаж со скидкой с использованием дисконтных карт с магнитной полосой, или других действий связанных с идентификацией по магнитной карте. Например, магнитные карты могут использоваться кассирами для регистрации собственных продаж, или для смены прав администратором магазина, для выполнения особых операция. |
| 6 | Счетчики подсчета посетителей | Автоматизируют подсчет посетителей магазина. Данные счетчиков поступают в 1С, и выводятся в различных отчетах, для анализа соотношения количества оформленных продаж |
| 7 | Принтеры этикеток | Для автоматизации печати этикеток со штрих кодом товара, удобно использовать при большом количестве товаров и внутреннем штрих кодировании. |
Подробнее о этапах автоматизации розничной сети.
Проблемы автоматизации учета
При запуске магазинов смещение сроков, как правило, влечет за собой дополнительные издержки, связанные с арендой помещения, зарплатой и т.д. По этому основным из критериев успешности проекта в розничной торговле является соблюдение графика внедрения системы, а планирование этапов автоматизации с учетом даты начала работы магазина.
Руководству компании необходимо участвовать в процессе автоматизации или выделить ответственного, грамотного сотрудника с полномочиями решать большинство административных вопросов.
При начале работы в системе, вводятся первоначальные данные, справочники остатки, доп. информация о товаре. Объем начальных данных может быть достаточно большим при этом возможны ошибки, время исправление которых сопоставимо со временем ввода данных. Для того чтобы этого избежать необходимо более серьезно подходить к обучению и выбору сотрудников на данный участок работ.
В торговых точках на момент установки оборудования, должны работать все необходимые коммуникации, электрические розетки, интернет, локальная сеть. Привезено все оборудование, и программное обеспечение, ключи защиты.
До полного перехода организации на автоматизированную систему учета, проходит определенная часть времени (1-6 месяцев), за это время может частично сменится персонал, соответственно необходимо своевременно поводить обучение новых сотрудников с работой в системе.
Спасибо большое!
Корзина